page loader

GEDOMA

Gestió i validació de documents de clients i proveïdors

FAMASE

Projecte

Una empresa de facility management gestiona constantment documentació fiscal, factures i projectes, tant dels seus clients com dels seus proveïdors. Per a FAMASE, vam crear el gestor documental que centralitza tota aquesta informació, amb accés independent per a cada client i proveïdor.

Portal per a clients i proveïdors

Cada client i proveïdor, amb el seu propi espai Portal per a clients i proveïdors

Cada client o proveïdor accedeix a la plataforma per pujar els seus fitxers a carpetes independents entre elles. Es poden crear diversos usuaris per a cadascun, amb els accessos i rols que calguin a cada carpeta.
  • Ningú veu documents que no li pertoquen
  • Diferents persones d'una mateixa empresa poden tenir permisos diferents
  • Un usuari pot compartir un fitxer amb qualsevol altre usuari
Validació de documents

Cada document, revisat i validat Validació de documents

El personal de FAMASE revisa tots els fitxers carregats i els marca com a validats o incorrectes, amb eines pensades per facilitar tant l'accés als nous documents com la seva validació.
  • Detecta d'un cop d'ull què queda pendent de revisar
  • Client i proveïdor saben en tot moment si el seu document és correcte
Xat per document

Cada incidència, resolta al seu lloc Xat per document

Si un document s'invalida o sorgeix algun dubte, un xat privat per a cada fitxer manté la conversa localitzada, sense barrejar-la amb la resta de documents.
  • La conversa sobre un document mai es perd entre correus o altres xats
  • Sempre és clar per què un document s'ha invalidat
Recordatoris i automatitzacions

Menys feina repetitiva, més control Recordatoris i automatitzacions

El sistema envia recordatoris perquè els usuaris no oblidin pujar documents recurrents, notificant tant el personal de FAMASE com els usuaris implicats. També es poden configurar comportaments específics per a cada carpeta, com la creació automàtica de carpetes mensuals, estructures de dades pròpies, o el control dels imports de les factures.
  • Els documents recurrents ja no depenen que algú se'n recordi
  • Cada carpeta es pot adaptar exactament al tipus de document que conté